FAQ – Domande frequenti su Pronto Urp

Informazioni Generali

Perchè attivare la gestione Informatizzata dell’URP?

Per  una Pubblica Amministrazione è un obbligo e dovere, mettere in essere le migliori soluzioni per gestire e organizzare le istanze dei cittadini, gestire le richieste di informazioni, attivare un servizio di ricezione di segnalazione di disservizi e fornire le adeguate risposte al cittadino.

Lo strumento informatico è ovviamente l’unico strumento che permette di archiviare, gestire e monitorare tutti questi aspetti, sgravando gli operatori incaricati da procedure non informatizzate che richiedono un notevole impegno e non raggiungono minimamente le possibilità offerte da un sistema informatizzato.

Il software guida invece gli operatori ad eseguire procedure standardizzate, li agevola e guida nella gestione ordinaria del servizio, azzera gli errori e la possibilità che una pratica venga smarrita.

Nel contempo si offre un servizio completo al cittadino, che potrà sentirsi ancora più partecipe di una comunità, con la comodità di poter interloquire con l’amministrazione attraverso un semplice smartphone o pc.

Quali servizi e funzionalità sono inclusi in ProntoUrp

La gestione informatizzata dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, contempla tutti i servizi possibili di gestione e trattamento delle informazioni che pervengono informaticamente. L’applicativo prevede altresì che possano essere registrate informaticamente tutte le istanze pervenute anche tramite email o allo sportello dell’operatore o per via telefonica. Questo permette un tracciamento ed una migliore gestione delle istanze ed una loro valutazione ai fini statistici.

Il Software è composto di una parte web o frontoffice e dall’App mobile,  riservate ai cittadini, che permettono in maniera integrata e complementare,  l’invio delle segnalazioni da smartphone e da computer.

Il backoffice è invece la parte dell’applicativo, accessibile agli operatori dell’Ente per le parti ad essi delegata. Attraverso il pannello gestionale è possibile gestire tutte le pratiche pervenute.

Principali funzionalità:

  • Inserimento e gestione richieste via web o da sportello
  • Il cittadino può iscriversi in totale autonomia e gestire le proprie segnalazioni, allegando uno o più foto o documenti
  • Gestione stato dei ticket
  • Riassegnazione delle richieste tra operatori
  • Definizione di categorie e priorità
  • Accesso multi-livello e profilazione organigramma dei servizi/aree dell’Ente
  • Notifiche automatizzate via e-mail ai cittadini e agli operatori interni
  • Gestione comunicazione interna tra operatori dell’ente
  • Pubblicazione news
  • Pubblicazione Faq
  • Integrato con App Comuni

Vantaggi della gestione dell’URP online

  • Promuove l’avvicinamento tra Ente e cittadini
  • Multi-canale: il cittadino può inviare le proprie segnalazioni via web, via mobile o più tradizionalmente recandosi presso lo sportello dell’Ente
  • Offre un servizio di orientamento ai cittadini
  • Informa sulle strutture e sui compiti dell’amministrazione
  • Informa sulle disposizioni normative e amministrative
  • Favorisce l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini
  • Accoglie segnalazioni, indicazioni e suggerimenti e reclami
  • Garantisce l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso agli atti e di partecipazione
  • Promuove i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli utenti
  • Promuove e organizza la comunicazione interna
  • Gestisce le richieste e lo scambio di informazioni sia con i cittadini che con le altre strutture dell’Ente
  • Monitoraggio della gestione delle richieste da parte dei responsabili

Chi riceve le segnalazioni pervenute?

Le segnalazioni vengono esclusivamente visualizzate tramite il pannello gestionale e recapitate via email esclusivamente agli operatori incaricati. Il sistema viene configurato in modo tale che ogni tipologia di segnalazione sia inviata ad uno o più operatori abilitati alla specifica categoria.

Le categorie e sottocategorie di segnalazione, sono configurabili e successivamente modificabili ed implementabili.

Ogni segnalazione potrà essere gestita direttamente o essere inoltrata ad altro servizio/operatore, o gestita in modalità collaborativa.

Il software può essere integrato nel nostro sito Internet?

Assolutamente sì.  E’ possibile personalizzare l’aspetto grafico dell’interfaccia pubblica di segnalazioni ed essere “integrata” e accessibile attraverso il sito Internet dell’Ente.

E’ a carico dei nostri tecnici il contatto con i gestori, se necessario, e la consegna chiavi in mano del sistema e dell’app senza alcun vostro intervento.

Il software di gestione dell’APP è sempre affiancabile e potenziabile con  il portale Istituzionale Inform@Cittadino della DigitalPA.

Dove è possibile scaricare l’App ProntoUrp

È possibile scaricare l’APP, da tutti gli stores (App Store, Google Play). L’APP viene rilasciata in via esclusiva per ogni Ente aderente e sarà quindi rintracciabile tramite il nome del Comune o dell’ente : es:  “Pronto Urp Comune di San Sperate”

L’APP ProntoUrp gestisce solo le segnalazioni o fa anche altro?

L’APP ProntoURP, oltre a consentire l’invio e il monitoraggio delle segnalazioni, consente anche di:

  • Pubblicare il calendario rifiuti ed il rifiutologo, con visualizzazione settimanale, suddivisione tra le diverse zone di raccolta e notifiche push selezionabili dall’utente
  • Gestire una pagina informativa su orari e contatti dell’ufficio URP
  • Visionare i contatti diretti e accedere al sito istituzionale

Il servizio ProntoURP può essere anche integrato nella più completa App Comuni, che consente di superare la frammentazione dei sistemi ed inglobare in una unica soluzione tutti i servizi di pubblicazione che spaziano dalle Allerte, news, avvisi, bandi, differenziata, l’info turismo e tanto altro di cui potrete prendere visione nelle varie pagine di approfondimento sul sito www.informacittadino.net.

E’ possibile inoltre attivare un nuovo Portale Istituzionale e Portale della Trasparenza, con servizi erogati non da una semplice web agency ma dalla DigitalPA, società specializzata nell’erogazione di servizi e consulenza per la PA, e per cui con una approfondita conoscenza delle specifiche esigenze e dinamiche della pubblica amministrazione italiana.

Dove risiedono i dati delle segnalazioni e delle pratiche?

Per ogni cliente committente viene dedicato un server ed una installazione personalizzata senza oneri di installazione o infrastruttura a carico dell’ente. Il sistema viene fornito chiavi in mano ed è accessibile da qualsiasi sede dell’Ente, principale o distaccata, le specifiche di sicurezza sono elevatissime ed includono:

  • Server dedicati DigitalPA: Massima protezione dei dati e dei livelli di sicurezza, garantiti sia dalla certificazione DigitalPA Iso 27001/2017 che dalla infrastruttura della server farm certificata iso 27001/2017;
  • OWASP tested: adozione e test attraverso “best practice di settore” in tema di vulnerabilità e sicurezza;
  • Firewall hardware e Software integrato: Ogni piattaforma dispone di un firewall integrato con strettissime regole, che limitano gli accessi e le azioni agli esclusivi compiti dedicati al software, i firewall si integrano e potenziano ulteriormente la sicurezza;
  • Blocco IP: Accesso al backoffice, limitato ad una access list di indirizzi IP del committente, accessibile quindi dalla rete internet o esclusivamente dalla intranet;
  • Certificato SSL: Il software gestionale è accessibile esclusivamente tramite accesso HTTPS (Secure Sockets Layer);
  • IP e Certificato SSL: dedicati per ciascun cliente.

 

Con quali smartphone e sistemi operativi è compatibile?

La piattaforma web based è compatibile con qualsiasi pc e sistema operativo dotati di browser Internet I.E. ( 9 o superiore), Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera, etc…

ProntoUrp App è compatibile con tutti gli Smartphone e Tablet Android, Iphone e Ipad, anche con versioni meno recenti in quanto sviluppata con linguaggi nativi proprio per raggiungere la massima compatibilità possibile.

Come funzionano